Kako dati konstruktivnu povratnu informaciju
1. Ponudite „sendvič sa povratnim informacijama“
Ovaj popularni metod davanja konstruktivne kritike se često koristi u Toastmasterima i korporativnom okruženju.
“Feedback sendvič” je dobio ime zbog svoje strukture. Svoju kritiku stavljate između početka i kraja (poput hamburgera zaglavljenog između dve lepinje) koristeći PIP analogiju, što je skraćenica za pozitivno-poboljšanje-pozitivno.
Pomoću PIP-a možete da podelite svoje povratne informacije u tri segmenta.
Primer:
„Sviđala mi se dubina sadržaja koji ste pokrili u svojoj prezentaciji. Međutim, možete poboljšati dizajn i paletu boja svojih slajdova. One koje ste koristili bile su malo teške za obradu i nisu bile u skladu sa vašim sadržajem.
Rekavši to, zaista mi se sviđa ukupan tok i osećaj toga. Uz nekoliko podešavanja u oblastima koje sam spomenuo, mislim da imate pobednika. Obratite se dizajnerskom timu za nekoliko saveta i oni će vam pomoći da podignete stvari na sledeći nivo. Uzbuđen sam što vidim krajnji proizvod!”
Segment 1: Otvorite sa pozitivnim povratnim informacijama
Počnite tako što ćete se fokusirati na prednosti primaoca i istaći šta vam se sviđa u onome što su uradili.
Primer: „Sviđa mi se dubina sadržaja koji ste pokrili u svojoj prezentaciji.“
Segment 2: Sendvič oblast poboljšanja u sredini
Dajte kritiku fokusirajući se na ono na čemu treba da se poboljšaju.
Primer: „Međutim, možete poboljšati dizajn i paletu boja svojih slajdova. One koje ste koristili bile su malo teške za obradu i nisu dale pravdu vašem sadržaju.”
Segment 3: Završite pozitivno
Na kraju, zaokružite povratne informacije ohrabrujućim komentarom koji ponavlja pozitivnu izjavu koju ste dali na početku. Takođe, istaknite pozitivne rezultate koje mogu očekivati ako prihvate vašu kritiku jer ona pomaže u izgradnji poverenja i samopouzdanja.
Primer: „Kada sam to rekao, zaista mi se sviđa ukupan tok i osećaj toga. Uz nekoliko podešavanja u oblastima koje sam spomenuo, mislim da imate pobednika. Obratite se dizajnerskom timu za nekoliko saveta i oni će vam pomoći da podignete stvari na sledeći nivo. Uzbuđen sam što vidim krajnji proizvod!”
2. Budite konkretni sa povratnim informacijama
Što su vaše povratne informacije konkretnije i detaljnije, to će biti efikasnije. Nemojte davati nejasne, opšte izjave. Umesto toga, navedite primedbe ili promene ponašanja koje želite da vidite detaljno. Ovaj korak olakšava drugoj osobi da se obrati i promeni stvari.
Evo primera nejasnih u odnosu na specifične povratne informacije:
Nejasna kritika: „Zdravo Džuli, voleo bih da počneš da pišeš neke članke o marketingu.
Konkretna kritika: „Zdravo Džuli, voleo bih da napišete marketinški članak o tome kako da identifikujete i komunicirate sa svojom ciljnom publikom. Obavestite me kada počnete i ako su vam potrebne dodatne sugestije.”
Nejasan komentar je veoma širok i zbunjujući jer je marketing veoma opšta tema. Nasuprot tome, konkretan komentar daje jasnoću i čini zadatak praktičnijim jer je tako precizan.
Korišćenje ovog pristupa pruža jasnoću zaposlenima i kolegama. Što bolje razumeju zahtev, manje će se osećati nesigurno ili uznemireno u vezi sa poslom i kako treba da ga završe.
3. Dajte preporuke za načine poboljšanja
Glavni razlog za davanje povratnih informacija je da se pomogne osobi da se poboljša. Zapamtite, dobre povratne informacije su poklon!
Davanje preporuka o tome šta osoba može da uradi da poboljša ima niz prednosti, uključujući sledeće:
- Bolje razumevanje vas i vaših očekivanja
- Sposobnost usklađivanja sa očekivanjima
- Pruža snažan poziv na akciju, dajući primaocu plan akcije
- Takođe će im pomoći da reaguju na ono o čemu ste razgovarali, a ne da odugovlače.
Primer:
Slaba preporuka: „Prezentacija je predugačka. Neka bude kraće.”
Snažna preporuka: „Prezentacija se lako može smanjiti sa 30 minuta na 20 minuta ako ograničite jedan primer na svaku tačku. Ovo će ga učiniti sažetijim i upečatljivijim. Trenutno imate dva do tri primera po tački što umanjuje glavnu poruku.”
Prva preporuka nije od velike pomoći jer joj nedostaje jasnoća i specifičnost. Drugi primer je bolji jer je veoma konkretan i demonstrira vašu tačku gledišta osobi objašnjavajući vaše obrazloženje.
4. Izbegavajte pretpostavke
Dajte preporuke samo kada znate činjenice o toj konkretnoj temi ili osobi. Izbegavajte bilo kakvo iskušenje da prerano donosite zaključke i umesto toga posmatrajte.
Pogrešne pretpostavke mogu se pojaviti kao lični napadi i mogu izazvati nevolje na radnom mestu.
Primer:
Kritika: „Predstavnik je bio malo oklevan, a sesija nije baš tekla.“
Pretpostavka: „Prezentator nema nikakvo iskustvo u radionici.“
Ova pretpostavka nije nužno tačna. Iskusni prezenteri mogu biti nervozni kada vode radionice, posebno kada predstavljaju u novom okruženju i novoj publici.
Na primer, pretpostavka da je neko neiskusan samo zato što se čini pomalo neodlučnim može da naškodi moralu i umanji psihološku sigurnost na radnom mestu.
Takođe je kontraproduktivno jer bi primalac povratne informacije verovatno odbacio svaku kritiku koja je usledila čak i ako je tačna.
10 saveta za davanje konstruktivne kritike
- Fokusirajte se na vidljive akcije ili ponašanja, a ne na identitet, ličnost ili motivaciju.
- Razmislite o davanju kritike u realnom vremenu. Povratne informacije su efikasnije kada se daju brzo i dok su događaji još uvek sveži u svesti. Ne morate uvek da čekate na sledeći sastanak jedan na jedan ili ciklus od 360 pregleda.
- Imajte na umu tajming. Ako vi ili primalac izlazite iz burne diskusije, na primer, sačekajte da se prašina slegne da biste održali konstruktivan razgovor.
- Vodite računa o emocijama. Korisno je dati povratnu informaciju kada je druga osoba spremna da je čuje. Izbegavajte da dajete povratne informacije kada osoba ne može da čuje potencijalno neprijatne vesti.
- Izbegavajte ogovaranje na radnom mestu. Ogovaranje na radnom mestu je štetno za sve. To narušava poverenje na svim nivoima. Zadržite sve povratne informacije između sebe i primaoca i uverite se da oni prvi saznaju.
- Fokusirajte se na situaciju, a ne na osobu. Dobra konstruktivna kritika treba da se fokusira na ponašanje koje želite da vidite više nego na ono što ste primetili i koji vam se nije dopao.
- Koristite tehniku jezika „l“ (mislim, predlažem, itd.). Ova taktika pomaže primaocu povratne informacije da shvati da se kritika odnosi na situaciju, a ne na njih kao osobu. Takođe potvrđuje vašu tačku gledišta i daje primaocu do znanja kako vidite situaciju.
- Fokusirajte se više na objektivne tačke nego na subjektivna mišljenja. Umesto da kažete „Ne sviđa mi se“, navedite konkretne stvari koje vam se ne sviđaju (npr. zbog ljubičastih slova na žutoj pozadini zabolele su me oči).
- Podelite svoje povratne informacije na ključne tačke ili teme radi bolje jasnoće pre nego što ih podelite tačku po tačku. Uzdržite se od davanja povratnih informacija u jednom velikom komadu.
- Navedite konkretne primere za svaku povratnu tačku. Istaknite jednu ili dve tačne situacije u kojima je osoba pokazala ponašanje koje želite da promeni. Ovo pomaže da se (a) ilustruje šta mislite i (b) da se podigne svest osobe o obrascima ponašanja koje možda ne shvata.Kako primiti konstruktivnu kritikuKada se stvari okrenu, a vi ste na udaru kritika, kako se nosite sa situacijom?
Da li znate kako da prihvatite povratnu informaciju i odustanete od odbrane?
Primanje kritike od saradnika, kolege ili nekoga kome ne verujete u potpunosti može biti izazov. Međutim, korisno je zapamtiti da tačne i konstruktivne povratne informacije mogu doći i iz pogrešnih izvora.
Evo procesa od 6 koraka kako da primite kritiku sa taktom i gracioznošću:
- Zaustavite svoju prvu reakciju. Ostanite mirni i pokušajte da uopšte ne reagujete. Održavajte mirno ponašanje.
- Zapamtite prednosti dobijanja povratnih informacija i pokušajte da razumete motivaciju i percepciju vašeg kritičara.
- Budite dobar slušalac. Slušajte pažljivo i fokusirajte se na razumevanje komentara i perspektive druge osobe.
- Zahvali se. Ne morate da se slažete sa povratnim informacijama, ali izražavanje zahvalnosti pokazuje da prepoznajete napore svojih kolega koji rade na vašem poboljšanju.
- Postavljajte pitanja da biste dekonstruisali povratne informacije i podelili svoju perspektivu. Dobijte više jasnoće tražeći konkretne primere, prihvatajući nesporni deo povratnih informacija i tražeći konkretna rešenja.
- Zatražite vreme za praćenje. Ako je to važnije pitanje, zatražite naknadni sastanak da biste postavili još pitanja i dogovorili se o sledećim koracima.
Ova pauza će vam takođe dati vremena da obradite povratne informacije, potražite savet od drugih i razmislite o rešenjima. U idealnom slučaju, takođe ćete artikulisati šta ćete raditi u budućnosti i ponovo se zahvaliti osobi na povratnim informacijama.
5 stvari koje treba izbegavati kada dobijete konstruktivnu kritiku
Ako ste na udaru konstruktivne kritike, nemojte je odbaciti. Uvid iz pouzdanog, objektivnog izvora o vašem poslu, stilu upravljanja ili načinu na koji se pojavljujete je neprocenjiv.
Želite da to nastavite, a to znači da ne reagujete na način koji plaši davaoca ili ga čini manje voljnim da vam da povratne informacije u budućnosti.
Da bi povratne informacije stizale, izbegavajte ovih 5 reakcija:
- Nemojte reagovati defanzivno i ljutito
- Ne napadajte osobu koja daje povratnu informaciju
- Nemojte prekidati ili razgovarati preko osobe kada daje povratnu informaciju
- Izbegavajte da u početku analizirate ili dovodite u pitanje procenu osobe
- Izbegavajte da se upuštate u debatu ili borbeni odgovorZapamtite, nije lako davati ili primati povratne informacije, ali nadamo se da vas je ovaj članak opremio alatima da se osećate pozitivnije u svojoj sposobnosti da ovo uradite dobro.
📱 +381 (0) 69 12-98-136 (Mob./Viber/WhatsApp)
☎️ +381 (0) 18 276-943
📧 psihocentarmm@gmail.com
📍 Patrisa Lumumbe 26, 18000 Niš
